Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Pohjois-Hämeen Isännöinti Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-
asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 24.09.2018. Viimeisin muutos
24.09.2018.

1. Rekisterinpitäjä
Pohjois-Hämeen Isännöinti Oy (Y-tunnus: 2876705-1)
Virtaintie 34 34800 Virrat.

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Sirpa Salmenaho
c/o Pohjois-Hämeen Isännöinti Oy
Sähköposti: sirpa.salmenaho@pohi.fi
Puhelin: 03 4755779

3. Rekisterin nimi
Pohjois-Hämeen Isännöinti Oy:n asiakasrekisteri.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään asiakkuuteen ja asiakkuuteen verrattavissa olevaan muuhun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hoitamiseen, hallinnointiin, kehittämiseen ja analysointiin, mukaan lukien asiakasviestintä, jota voidaan toteuttaa myös sähköisesti.
Tietoja voidaan myös käyttää lakiin perustuvien viranomaisvelvoitteiden täyttämiseksi. Henkilötietoja käsitellään myös rekisterinpitäjän ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin ja samaan taloudelliseen yhteenliittymään kuuluvien yhtiöiden liiketoiminnan suunnitteluun,
toteuttamiseen, analysointiin, ja kehittämiseen. Lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä rekisterinpitäjän ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin ja samaan taloudelliseen yhteenliittymään kuuluvien yritysten, markkinointiin, mukaan lukien suoramarkkinointi ja mielipide-
ja markkinatutkimukset. Suoramarkkinointia voidaan toteuttaa myös sähköisesti. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia tietotyyppejä:
• perustiedot, kuten etu- ja sukunimet
• yhteystiedot (postiosoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet)
• henkilötunnus, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi
• kansalaisuus
• kieli
• yhteisöä edustettaessa rekisteröidyn työnantajaa sekä asemaa tai tehtävää yhteisössä koskevat tiedot
• asiakkuuteen ja sen hoitamiseen liittyvät tiedot, kuten asiakkuuden vastaanottopäivä sekä voimassaoloaika
• asiakkuuden sisältö ja ehdot
• isännöitävää kohdetta koskevat tiedot, kuten omistusta ja saantoa (esim. perintö) sekä mahdollista vuokralaista ja vuokrasuhdetta koskevat tiedot
• asiakkuuden antamisen yhteydessä annettavat muut tiedot, jotka ovat tarpeen isännöinnissä.
• muut asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, kuten asiakkuuden tai muun asiallisen yhteyden alkamis- ja päättymistiedot
• reklamaatiot, palautteet sekä muu asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito, viestintä ja toimenpiteet, mukaan lukien puheluiden taltiot
• rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet, niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut tiedot
• suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
• laskutustiedot

Edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.
Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (oikeus tulla unohdetuksi. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).